Quand joindre une facture ou un document pro forma à vos colis ?

26 mars 2007

Si votre expédition de marchandises sort du cadre économique de l’Union Européenne, alors votre colis devra impérativement être accompagné d’une facture en raison des
droits de douane. Comment rédiger sa facture et avec quelles informations sur votre expédition à Tour d’horizon.

Si votre colis contient des
marchandises et qu’il est à destination des Dom/Tom ou d’un pays hors des frontières de l’Union Européenne, alors votre expédition devra nécessairement être accompagnée d’une facture. Soumis aux règles internationales de la circulation des marchandises, votre expédition devra en effet se plier aux droits de douane. Cette taxe correspond généralement au taux de TVA en vigueur dans le pays de destination de la marchandise.

Quel type de facture joindre à vos expéditions ?

Deux types de facture sont possibles pour vos expéditions : la facture commerciale ou la facture pro forma. En fait, tout dépend si la marchandise que vous expédiez est destinée à la vente. Si tel est le cas, c’est une facture commerciale que vous devrez rédiger. Si par contre votre expédition contient un échantillon commercial ou bien même un cadeau, c’est une facture pro forma que vous devrez joindre.

A noter toutefois qu’un particulier n’enverra, par définition, pas de marchandises destinées à la vente. Les factures commerciales sont donc réservées aux seules entreprises.

Comment rédiger sa facture ?

Qu’elle soit commerciale ou pro forma, votre facture devra dans tous les cas indiquer les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire, renseigner l’origine de la marchandise, sa valeur en précisant l’unité monétaire, et mentionner un rapide descriptif (poids, composition, quantité).

Les factures commerciales devront en outre être imprimées avec l’en-tête de l’entreprise (dont le numéro de SIRET) et obligatoirement porter un numéro de facture. Sur la facture pro forma il vous faudra spécifier que la marchandise de votre expédition n’est pas destinée à la vente. Ces factures devront enfin toujours être rédigées en cinq exemplaires et en anglais si votre expédition est à destination d’un pays non francophone.

Selon le pays de destination, les réglementations douanières ne sont pas les mêmes. Il se peut donc qu’il y ait des restrictions particulières notamment en ce qui concerne le contenu (ex : envoi de vin interdit vers certaines destinations). N’hésitez pas à contacter le transporteur express afin d’obtenir toutes les informations nécessaires.

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